Virtuální stánek ke konferenci Digitalizace účetnictví 2021 a Digitalizace pracovněprávní agendy, personalní management a digitální firma

Dotazy z konference 11. 11. 2020

Dotaz:
Lze za vzájemný podpis považovat i doručení ISDS a ukládání dodejek? Třeba takto poslanou fakturu druhé straně odběratele?
Odpověď Milan Vodička:
Díky ISDS lze prokázat doručení protistraně, pozor na to, že tzv. fikce podpisu při soukromoprávním jednání nenastává. Takže optimálně poslat fakturu elektronicky podepsanou prostřednictvím datové schránky. 

Dotaz:
Může být kvalifikovaný podpis na eObčance? I v EU?
Odpověď Milan Vodička:
Ano, certifikát pro tvorbu kvalifikovaného el. podpisu může být kromě čipové karty uložen také na novém typu OP – tzv. eOP. eObčanka je k tomu certifikována.

Dotaz:
Za cenu poštovní datové zprávy přes ISDS by bylo dobré i z této úrovně zalobovat.
Odpověď Milan Vodička:
​Ceny poštovních datových zpráv v datových schránkách měly být vyňaty z působnosti České pošty, bohužel ten návrh neprošel v Parlamentu. Snad časem…

Dotaz:
Je potřeba si ukládat doručenku při odeslání z datové schránky?
Odpověď Milan Vodička:
Pokud odešlete něco z datové schránky, je nejlepší uložit zprávu celou (formát ZFO), pak máte k dispozici všechny údaje o odeslání/doručení a zajištěnu absolutní neměnnost toho, co jste poslali.

Dotaz:
Při zaslání písemností jiné firmě přes datovou schránku musí mít firma přijímající dokument aktivní přijímání e-mailů od jiných subjektů než státních? Musím stahovat doručenku?
Odpověď Milan Vodička:
Pokud odesíláte soukromoprávní písemnost datovou schránkou, musí mít příjemce povolen příjem poštovních datových zpráv. Doručenku je dobré stáhnout a uložit s celou zprávou (ZFO formát).

Dotaz:
Jak je to s uchováváním pokladních dokladů v elektronické podobě? Jaké musí mít náležitosti? Musím prvotní doklad, ze kterého digitální vzejde, uchovávat?
Odpověď Milan Vodička:
​Pokud převedete do digitální podoby listinný doklad (typicky účtenku), mělo by to proběhnout průkazným způsobem (popsaným např. ve směrnici) tak, aby nebyly pochyby o shodě s původním originálem.

Dotaz:
Je potřeba uchovávat v listinné podobě faktury vydané, které vystavujeme v informačním systému? ​My je z něho rovnou i elektronicky odesíláme, žádné pdf tedy zvlášť netvoříme.
Odpověď Milan Vodička: ​
Pokud vystavujete faktury v el. podobě, je zbytečné je tisknout, i když to tak účetní chtějí. Obzvláště pokud byste používali el. podpis nebo pečeť (značku), tím věrohodným dokladem je ten digitální.

Dotaz:
Pokud dostávám faktury emailem bez el. podpisu/pečetě, mohu po zaúčtování doklady archivovat pouze v pdf? Je nutné je doplnit o např. el. pečeť nebo razítko? Vše popíšu v interní směrnici?
Odpověď Milan Vodička: ​Pokud dostanete nepodepsanou/nezapečetěnou fakturu v pdf z "nějakého" emailu, musíte pro prokazování připravit tzv. auditní stopu (tj. řetězec důkazů k osvědčení původu a neměnnosti).

Dotaz:
Doklady obdržené e-mailem v pdf formátu mohu ukládat k archivaci v této podobě bez doplňování el. razítka či pečetě a bez uchovávání vytištěného dokladu?
Odpověď Milan Vodička:
Pokud na přijaté písemnosti přidáte podpis a časové razítko, garantuje vám okamžik přijetí (uložení) a neměnnost, zůstává prokazování původu = od koho byl doklad přijat.

Dotaz:
Dorazí-li faktura na email v pdf, stačí fakturu opatřit minimálně el. podpisem recepční + časovým razítkem a uloženit email do pdf? Nebo je potřeba udělat ještě něco dalšího?
Odpověď Milan Vodička:
Časové razítko na došlé faktuře prokáže okamžik, kdy doklad již existoval, a zajistí jeho neměnnost, stále je však nutné prokazovat původ. Lepší je obdržet podepsanou/zapečetěnou fakturu od dodavatele. 

Dotaz:
Jakým způsobem Handybot.cz pracuje s dvoufaktorovou autentizaci?
Odpověď Handybot.cz:
Robot například při autorizaci v bance po spuštění stránky banky vyzve uživatele, aby zadal ověřovací údaje prostřednictvím dialogového okna, nebo zašle uživateli e-mail s požadavkem na zaslání údajů e-mailem zpět.

Dotaz:
Spolupracuje wflow i se SAPem?
Odpověď wflow.com:
Ano, do SAPu můžeme wflow napojit.

Dotaz:
Je již možné implementovat řešení od Digitoo s ERP Byznys od spol. Solitea?
Odpověď digitoo.cz:
Byznys nyní integrujeme. Do 2 měsíců bude dostupný i pro klienty.

Dotaz:
Vytěžují SM data i položky?
Odpověď SM Data:
Položky se vytěžují pro dodací listy a zbožové faktury. U režijních faktur k vytěžování položek nedochází.

Dotaz:
Kde jsou uloženy doklady v procesu WF? Na serveru zákazníka nebo jinde?
Odpověď GRiT:
Doklady jsou uloženy na našich serverech, ale umíme zálohovat průběžně, nebo jednorázově i na úložiště zákazníka.

Dotaz:
Máte zkušenosti, jakým způsobem automaticky vedené účetnictví kontroluje daňový poradce? Naše poradkyně byla zvyklá procházet šanony s doklady a kontrolovat "košilku" na nich. Je možnost připojit "košilku" k elektronicky vedeným dokladům?
Odpověď wflow.com:
Zkušenosti s kontrolami daňového poradce máme, většinou se to řeší tak, že se mu poskytne přístup do wflow. "Košilka" je obsažena přímo ve wflow u každého dokumentu.

Na vše, co Vás zajímá, se můžete zeptat přímo zástupců jednotlivých společností - stačí si objednat zdarma přístup na jejich virtuální stánek: