Řízený výtisk dokumentu

Principy řízení firmy dle zásad a požadavků ČSN EN ISO 14001, monitorování a měření v oblasti ISO 14001 a vazba na aktuální požadavky právních předpisů v oblasti ochrany ŽP Vás čeká na semináři Interní auditor EMS.

Požadavek na tzv. řízení dokumentů je jedním ze základních „systémových" požadavků v oblasti systémů managementu kvality uvedených v kap. 4 normy ISO 9001:2000, ale týká se rovněž dalších systémů managementu jako např. EMS (ISO 14001). Obecně je to pak jeden z předpokladů funkčního řízení jakékoli firmy.

Fakt, že má organizace „řízený výtisk dokumentu(ů)" zjednodušeně řečeno znamená, že má stanovena (a dodržována) jasná pravidla pro nakládání s dokumenty. Jinými slovy, že příslušné osoby vědí, jaký dokument má být na jakém místě používán, že je tento dokument(y) dostupný(é) pro příslušné pracovníky, kteří ho potřebují, je zřejmá jeho autorizace, aktuální platnost, stav revize či změn, způsob, jak s ním má být nakládáno a také místo a doba uložení po zpracování.

Souhrnně jsou přesné požadavky na řízení dokumentů uvedeny ve čl. 4.2.3 normy ISO 9001 „Řízení dokumentů", který uvádí, že „dokumenty požadované systémem managementu ..... (včetně záznamů) ............... musí být řízeny", přičemž součástí tohoto řízení jsou požadavky na:

• a) schvalování dokumentů před jejich vydáním (jasné stanovení, kdo a jak může schválit dokument; např. určení osob, které mají návrh přezkoumat, důkaz o schválení formou podpisu..)
• b) přezkoumávání dokumentů včetně aktualizace a případně opakovaného schvalování (v jaké periodě, kdo a jak má nebo musí dokument přezkoumat a stanovit, zda potřebuje změny a kdo je má provést/navrhnout)
• c) zajištění identifikace změn a aktuálního stavu revize (jasné označení, aby bylo zřejmé, zda používáme platnou dokumentaci, např. č. změn výkresu, pořadové číslo revize postupu...)
• d) zajištění dostupnosti v místech používání (papírové paré dle rozdělovníku, řízený přístup na síti..)
• e) zajištění trvalé čitelnosti a snadné identifikovatelnosti (vhodný nosič, označení dokumentu)
• f) zajištění identifikace dokumentů externího původu a řízení jejich distribuce (např. přidělování norem, dokumentace zákazníka..)
• g) zabránění neúmyslnému používání zastaralých dokumentů (stažení a nahrazení již neplatné verze novými)

Shrneme-li výše uvedené, pak řízený výtisk dokumentu znamená, že je to jeden z výtisků dokumentu přidělený na určité místo dle pořadového čísla rozdělovníku (pravděpodobně v papírové verzi), jasně označený, je identifikovatelné jeho zařazení do celého systému řízené dokumentace včetně stavu jeho platnosti a toho, zda je schválen a vydán dle příslušných pravidel.

Nástroje zabezpečení výše uvedených požadavků musí být uvedeny v dokumentovaném postupu (např. „Směrnice č. 001/08 pro řízení dokumentů a záznamů organizace XYZ"). Více o dokumentaci lze nalézt též v normě ČSN ISO/TR 10013:2002: „Směrnice pro dokumentaci systému managementu jakosti".