Uplatnění výdajů na pohonné hmoty

Jak uplatňovat výdaje na spotřebované pohonné hmoty? Jak tyto výdaje prokazovat? Existuje omezení výše spotřeby? Jak určit cenu pohonných hmot? Odpovědi hledejte v následujícím článku.

Uplatňování výdajů na spotřebované PHM

Výdaje na spotřebované pohonné hmoty se uplatňují v závislosti na tom, na základě jakého právního titulu je automobil používán a v případě vlastního automobilu ještě v závislosti na zahrnutí do obchodního majetku. Výdaje se uplatňují buď ve skutečně prokázané výši anebo ve výši náhrady za spotřebované pohonné hmoty. V následujícím textu se nezabýváme případy, kdy podnikatel bude vyplácet svému zaměstnanci náhrady za použití automobilu, který zabezpečil zaměstnanec.

Výdaje v prokázané výši

V prokázané výši se výdaje na spotřebované PHM uplatňují v těchto případech:

-         jedná se o vlastní automobil poplatníka zahrnutý do obchodního majetku,

-         jedná se o cizí automobil pronajmutý (včetně finančního leasingu).

Náhrada PHM

Ve výši náhrady za spotřebované pohonné hmoty se výdaje uplatňují v případech:

–         jedná se o vlastní automobil poplatníka nezahrnutý do obchodního majetku,

–         jedná se o cizí automobil vypůjčený.

Prokázání spotřeby

Prokázanými výdaji na spotřebované pohonné hmoty je nutno rozumět výdaje, které byly prokazatelně vynaloženy na nákup pohonných hmot, které byly prokazatelně spotřebovány na pracovních cestách podnikatele. Vynaložení výdajů se prokazuje dokladem o nákupu pohonných hmot. Aby bylo prokazatelné, že pohonné hmoty byly spotřebovány při pracovních cestách, je nutné, aby vykazovaná spotřeba pohonných hmot (spotřeba odpovídající zaúčtovaným výdajům na nákup pohonných hmot) odpovídala ujetému množství km při pracovních cestách. Tomuto účelu je nutno přizpůsobit evidenci jízd.

Omezení výše spotřeby

Zákon o daních z příjmů neobsahuje žádná omezení z hlediska výše spotřeby (v minulosti takovéto omezení bylo – zjednodušeně řečeno se jednalo o limit ve výši 120 % průměrné spotřeby dle technického průkazu). Protože však důkazní břemeno je na podnikateli, bývají v praxi s uplatněním výdajů na pohonné hmoty problémy, pokud vychází spotřeba vyšší než spotřeba dle technického průkazu. Pokud se podnikatel do průměrné spotřeby dle technického průkazu „nevejde“, je vhodné, aby zaznamenával např. okamžiky čerpání pohonných hmot a uváděl důvody vyšší spotřeby (zatížení vozidla, jízda po dálnici, jízda na sněhu apod).

Orientačně, jako určitý historický dozvuk dřívější právní úpravy, lze považovat za prokazatelnou spotřebu nepřevyšující 120 % průměrné spotřeby dle technického průkazu.

Metodiky spotřeby

Při prokazování výdajů na spotřebované pohonné hmoty může hrát spotřeba zapsaná v technickém průkazu důležitou roli. Je však potřeba vědět, co se za údaji zapsanými v technickém průkazu

skrývá. Od roku 1997 je spotřeba hodnocena podle metodiky 93/116/EG. Podle této normy se měří spotřeba:

-         v definovaném městském cyklu (4,062 km se studeným startem – teplota motorového oleje 20 °C),

-         v definovaném mimoměstském cyklu s řazením, brzděním a akcelerací.

Na stejných principech jako metodika 93/116/EG je postavena i metodika 1999/100. Rozdíl je v tom, že novější metodika neumožňuje 40s fázi na prohřátí motoru.

Spotřeba dle uvedených metodik není měřena v reálném provozu, ale v laboratorních podmínkách na válcovém dynamometru, kde je simulován jednak městský provoz, jednak provoz mimo město. Průměrná (kombinovaná) spotřeba se dle této metodiky určí z hodnot naměřených za celou dobu testu. Na město připadá 36,8 % času doby měření a na mimo město 63,2 %, kombinovaná spotřeba je tedy vážený aritmetický průměr. Odklon skutečné spotřeby od tzv. spotřeby kombinované může být způsoben jiným poměrem jízd ve městě a mimo město oproti poměru nastaveného metodikou měření spotřeby. Nejen to, skutečné podmínky jízdy ve městě se mohou lišit od podmínek definovaných metodikou – např. fáze měření spotřeby mimo město předpokládá jen minimální dobu jízdy rychlostí vyšší než 100 km/hod (maximem je přitom rychlost 120 km/hod), těžiště se nachází v rychlosti okolo 70 km/hod.

Stanovení náhrady za spotřebované PHM

Pokud si jako daňový výdaj podnikatel uplatňuje náhradu za spotřebované pohonné hmoty, platí tady určité rozdíly oproti této náhradě vyplácené zaměstnanci podle zákona o cestovních náhradách. Konkrétně se jedná o určení ceny pohonných hmot. Pokud se týká určení spotřeby, použije se stejně jako pro účely pracovněprávní aritmetický průměr ze všech hodnot uvedených v technickém průkazu.

Pokud by v technickém průkazu nebyl žádný zápis spotřeby, tak je podle názoru MF ČR publikovaného v pokynu D-190 možno použít tyto spotřeby:

Výpočet náhrady za spotřebované PHM

Náhrada za spotřebované pohonné hmoty se podle zákona o daních z příjmů počítá buď z ceny doložené doklady o nákupu nebo z průměrné ceny uplatňované ve zdaňovacím období jejich rozhodujícími prodejci v ČR, kterou zveřejňuje MF ve Finančním zpravodaji po uplynutí zdaňovacího období. Pokud poplatník podává přiznání v průběhu roku za uplynulou část zdaňovacího období, poskytne mu informaci o průměrných cenách správce daně. Nelze tedy použít ceny vyhlašované MPSV pro pracovněprávní účely (viz kapitola 1/6.2).

Přehled průměrných cen vyhlášených MF ČR (v Kč)

Způsob určení ceny PHM

V zásadě by poplatník měl při určení ceny pohonných hmot vycházet z jedné metodiky – buď prokázat cenu pohonných hmot anebo použít ceny vyhlášené MF ČR. Kombinace obou metodik, která by měla zjevně spekulativní charakter (za část období, kdy pohonné hmoty byly dražší než průměr stanovený MF ČR, použít cenu dle dokladu o nákupu a za zbývající část, kdy byly pohonné hmoty naopak levnější, než odpovídá průměru, použít cenu vyhlášenou MF ČR). V případě, kdy by se nejednalo o spekulativní postup (např. za tuzemské cesty uplatnění vyhlášené průměrné ceny a za zahraniční cesty uplatnění z ceny prokázané dokladem o nákupu), není v praxi kombinace zpochybňována.

Prokázání ceny pohonných hmot na rozdíl od pracovněprávního posuzování neznamená, že by podnikateli postačovalo doložit, že pohonné hmoty byly prodávány za určitou cenu, ale že podnikatel odpovídající množství pohonných hmot také nakoupil. Toto je nutné si uvědomit zejména v případě, kdy podnikatel nakupuje kvalitnější palivo, než je bezpodmínečně nutné – např. z produkce sítě čerpacích stanic Shell by namísto nejlevnějšího bezolovnatého benzínu s oktanovým číslem 95 byl používán kvalitnější bezolovnatý benzín se stejným (Shell V-power) nebo vyšším oktanovým číslem (Shell V-power+). Obdobně to platí pro cesty do zahraničí, je-li uplatňována vyšší než tuzemská cena – zde se nevychází ze vzdálenosti ujeté v zahraničí nad 350 km, ale ze vzdálenosti odpovídající množství paliva nakoupeného v zahraničí.

Odpočet DPH z nakoupených PHM

V případě, kdy podnikatel – plátce DPH uplatňuje do daňových výdajů náhradu za spotřebované pohonné hmoty, nemůže si uplatnit odpočet DPH na vstupu z nakoupených pohonných hmot.