Vnitropodnikové písemnosti

Vnitropodnikové písemnosti jsou součástí vnitřního řídícího a kontrolního systému podniku. Vnitřní předpisy, příkazy a pokyny nadřízených jsou potřebnou součástí organizace závislé práce i základního pořádku v personálních vztazích u zaměstnavatele. Obecně závazné pracovněprávní předpisy v tomto směru stanoví jen obecné principy a základní rámec. Další úprava je na vedoucích pracovnících firmy, s jediným omezením – musí být v souladu s právním řádem.

• určení záměrů a cílů,
• určení omezujících podmínek,
• definování kompetencí a odpovědností rozhodovacích procesů a prováděcích činností,
• vymezení klíčových míst, obsah klíčových vazeb a obsah klíčových uzlů,
• stanovení podmínek pro (okamžitou) nápravu, a další.

Zodpovědnost za podnikový systém řízení a kontroly je určena vedoucím pracovníkům (ředitelům). Na organizačním zajištění a při tvorbě systému se předpokládá spolupráce jednotlivých řídících pracovníků.

Především jde o naplňování základních cílů:

• Efektivnost a účinnost operací provozních, finančních a ostatních, při respektování daných (zákonných) podmínek.
• Minimalizace rizik a předcházení rizikům (tj. řízení organizované především s ohledem a orientací na rizika hospodářská, rozpočtová, účetní a další).
• Spolehlivost finančního výkaznictví, dalších informací a dat.

K dosažení těchto cílů a povinností je třeba v podniku dodržovat konkrétní pravidla, která jsou buď pevně stanovena obecně závaznými právními předpisy a dalšími prováděcími předpisy, nebo si je stanovuje podnik sám, v rámci svých vnitřních potřeb.

Funkce vnitropodnikových písemností:

1. stanovení jednotného metodického postupu,
2. shodný postup ve srovnatelných situacích,
3. vyjádření odpovědnosti pracovníků ve stanovených podmínkách a situacích,
4. provádění závazných pravidel,
5. určení kriterií pro správné vyhodnocování zjištěných skutečností,
6. návaznost a srovnatelnost případů v čase a daném prostoru,
7. zabezpečení komunikace mezi kompetentními místy.

Obsahové požadavky vnitropodnikových písemností:

• korektnost,
• úplnost,
• srozumitelnost,
• přehlednost,
• trvalost.

Praktické rady k obsahové stránce:

1. Podstatný je vždy obsah, nikoliv jazykově vytříbené formulace.
2. Chybné uvedení čísla paragrafu příslušného zákona nezpůsobuje neplatnost právního úkonu, pokud z obsahu vyplývá, že účastník měl na mysli něco jiného.
3. Jde-li o složitější právní problém, je vhodné věc konzultovat s právníkem.

Formální požadavky:

• určení kompetencí a odpovědností,
• stanovení pracovních postupů při zajištění komunikace s oprávněnými místy,
• definice označení (číslování) dokumentace provázející jednotlivé procesy a činnosti,
• určení termínu zpracování a míst uložení, včetně zajištění ochrany dat,
• daný přístup k využívání písemností při koloběhu řídící práce.

Věcná náplň vnitropodnikových písemností:

a) definice platné legislativy, na kterou ustanovení písemnosti navazuje, nebo se odvolává,

b) definice základních pojmů, které se používají a definují vnitřní a vnější vztahy,

c) stanovení metodiky postupů, popisů těchto postupů v rámci potřebných opatření,

d) stanovení kompetencí, povinností a odpovědnosti osob, které jsou odpovědné za nařizování, schvalování, kontrolu a dokumentaci dané hospodářské (finanční) operace ve smyslu platných rozpočtových pravidel a dalších obecně závazných předpisů, ale i dané vnitřní struktury,

e) termíny předložení informace, termíny a způsoby aktualizace,

f) jmenování odpovědností za kontrolu a dodržování ustanovení vnitřních norem jednotlivě a jako celkového provázaného systému.

Návrh formální složení předpisu

1. První strana „košilka"

• název předpisu (např. Organizační směrnice),
• oblast, kterou předpis upravuje,
• označení a pořadové číslo - např. OS- xx/2008
• počet stran předpisu,
• tabulka, ve které je vyznačeno:

- kdo předpis zpracoval, datum zpracování a podpis, nebo předložení ke schválení,

- podpis zpracovatele,

- datum, kdy dokument schválil vedoucí pracovník,

- podpis vedoucího zodpovědného pracovníka.

2. Na dalších stranách je uveden vlastní text dokumentu:

• začíná úvodem, ve kterém zpracovatel uvede, co vedlo k vydání tohoto předpisu (např. označení právních předpisů), popř. adresáta nebo adresáty - komu je předpis určen, pro koho je závazný apod.,
• stať - vlastní předpis,
• závěr, kde se uvede:

- kdy předpis nabývá účinnosti,

- popř. který vnitřní předpis je tímto předpisem zrušen a nahrazen,

- kdo odpovídá (funkce nebo útvar) za dodržování tohoto předpisu.